制度的作用和意义（什么是制度，企业为什么需要制度？）

首先，我找了身边的人，问了几个问题，收到了几个答案：

第一个问题：什么是制度？

• 制度就是规则
• 制度是组织内的法律

我认为，这些答案都没毛病，但其实意义有限。这是从“观测视角”给出的轮廓性解释，不是从“本质定义”触发给出的描述，类似的描述还可以有很多，比如制度是经过审核的内部文件、制度是有规范有效力的约束条款的集合等等，都没毛病，都不本质。

第二个问题：流程和制度是什么关系？

• 每个流程都要有制度，没有制度出处的流程是“不合法”的
• 流程是制度的落地方式，制度要求通过流程落实在执行过程中

存疑，特别是第一点。这两种情况在多数时候都客观存在，但是不绝对，以下是我的看法。

先说结论：

制度是一种管理工具，用来规范业务活动；如果其他管理方式有效，制度不是必须的

为什么这么说，我们需要先从制度存在的目标开始想。制度的存在、流程的存在，目标都是共同的，即用来促进业务活动变得规范、有序。

对，规范、有序是我们追求的状态，如果没有流程、制度的约束，大家可以照自己的思路办事，照自己的习惯行动。在局部可能是效率更高的，但组织上了规模，这种不可预期的做事方式，会带来管理成本。

对于重要的业务活动，往往会有明确的流程。举个最简单的例子：在一个夫妻老婆小饭店里，老板娘进门就可能告诉客人“先扫码付款，再上菜”。这就是个流程，最简单的公司中最纯粹的收入管理流程，因为没有这个流程，客人多了收款就变得无序，有人点菜完了就支付，有人吃完才支付，有人出了门还没支付，这就乱套了。

但现实是，一个组织中，不可能所有业务活动都搞个流程，那是一种僵化的状态，是一种不计管理成本盲目追求有序的状态。

现实是，即便你想所有业务活动都有流程，这也做不到。两个原因：

1. 业务在发展，总有更新、更不一样的业务活动出现，这是自然的新陈代谢。新的东西出现，总不能都和CEO说一声，先做报备、再设计流程、再试运行、再上线。
2. 总有些业务活动，是在流程之外的。比如跑销售的兄弟出门在外，公司给的招待费是不是都花在客户身上了，这没法验证，严禁来说是没法全量验证。建筑装修行业试图通过监理来解决这个问题，但添加成本不说，总还会出现一些勾结买办的情况。

所以我们需要制度，看一张图：

制度在业务活动管理中的作用示意

为什么我们需要制度？制度只在三种情况下发生

• 流程或其他管理方式无法完全覆盖

比如：一般公司都有利益相关报备的制度，这是因为我们没法控制大家主动报备，覆盖不了全部利益冲突。关键在“没法全部覆盖”。所以用制度来约束员工行为，好在事前充分宣传，在事后秉公执法。

• 流程或其他管理方式无法有效管控

比如：业务招待费用的管理。上面提到的，我们没法去每个招待现场审计合规性，缺少有效的管理卡点。关键在“缺少有效管理卡点”。所以用制度来约束员工行为，好在事前充分宣传，在事后秉公执法。

• 方便管理，包括在制度Owner内部管理，方便在用户侧对齐标准

比如：每个公司都有的报销。员工要拿到垫付的费用，只有通过报销系统填写报销单，对于企业来说，这个规范、有序是有充分保障的。但是，企业需要把“什么能报销、能报销多少”等信息和用户说清楚，所以把报销的标准、规则以制度的形式写下来。这样员工才能顺利的报销，这样财务部门才能方便的维护这套标准。

制度不是必须的，先做两个思维游戏：

• 设想一个元宇宙，里面的人是不能闯红灯的，是不能跳海的，这是硬性的约束，是这个世界秩序的有效控制，这个宇宙中不需要为闯红灯写一份制度，因为这是已经得到有效控制的事情
• 欢迎来到王者峡谷，英雄走路是没办法穿墙的，这个是硬性约束，是大家共同的游戏规则，是已经得到有效控制的，所以王者峡谷的规则里，没有这一条